Przez ostatnie lata proces cyfryzacji objął wszystkie branże, od transportu po sektor żywnościowy i farmaceutyczny. Istnieje prawny obowiązek przechowywania wielu dokumentów. Firmy używają różnych narzędzi do ich gromadzenia i przechowywania. Jak zdobyć pewność, że zarchiwizowane dokumenty spełniają wszystkie wymagania? Porady znajdziesz w poniższym artykule.
Istotą cyfrowego repozytorium dokumentów jest zapewnienie przestrzeni, gdzie pliki są przechowywane, organizowane i łatwo dostępne. Zdarzają się jednak przypadki, umieszczenia w nim dokumentów, których treść jest nieczytelna – może to oznaczać uszkodzone pliki, dokumenty w nieznanych formatach lub nawet treści bez odpowiedniego indeksowania. Problematyczne elementy, mogą zakłócić funkcjonowanie zbioru, dlatego ważne jest, aby zapobiegać wprowadzeniu takich dokumentów w przyszłości.
- Przeprowadź Audyt Repozytorium
Zacznij od przeprowadzenia kompleksowego audytu Twojego repozytorium. Użyj specjalistycznych narzędzi do skanowania i wykrywania uszkodzonych lub nieczytelnych plików. Wykonanie przeglądu problemu jest pierwszym krokiem do znalezienia rozwiązania. Poniżej kilka narzędzi, które mogą pomóc:
ResourceSpace: Oprogramowanie open-source do zarządzania cyfrowymi zasobami, które oferuje możliwości audytu. Może pomóc zidentyfikować brakujące pliki, zduplikowane treści i inne potencjalne problemy.
BitCurator: Pakiet narzędzi do cyfrowej kryminalistyki open-source, zaprojektowany, aby pomóc w kuracji cyfrowych kolekcji. Może pomóc w identyfikacji formatów plików, ekstrakcji metadanych i więcej.
Arkivum: Oferuje rozwiązania do cyfrowej konserwacji i może być używane do audytu dużych zbiorów danych, zapewniając integralność danych i zgodność z wymaganiami długoterminowego przechowywania.
Forensic Toolkit (FTK): Chociaż głównie używany w cyfrowej kryminalistyce, może być wykorzystany do skanowania repozytoriów pod kątem nieczytelnych lub uszkodzonych plików.
Islandora: Ramy repozytorium cyfrowego oferujące funkcje audytu, zapewniające, że treści są odpowiednio przechowywane i konserwowane.
2. Ustandaryzuj Formaty Plików
Ogranicz rodzaje formatów plików akceptowanych w Twoim repozytorium. Skupiając się na popularnych, powszechnie rozpoznawanych formatach (np. PDF, DOCX, JPEG), zmniejszysz w ten sposób szanse na napotkanie nieczytelnych plików. Jeśli niektóre dokumenty są w nietypowych formatach, rozważ ich konwersję na powszechniejszy format.
3. Skorzystaj z Narzędzi Auto-Konwersji
Użyj narzędzi, które automatycznie konwertują przesłane dokumenty na wybrany format. Zapewnia to jednolitość i zwiększa prawdopodobieństwo, że treści pozostaną czytelne na różnych platformach i oprogramowaniach.
4. Regularnie Twórz Kopie Zapasowe
Regularnie twórz kopie zapasowe swojego cyfrowego repozytorium dokumentów. Jeżeli zbiór zostanie zniszczony lub uszkodzony, posiadanie kopii zapasowej oznacza, że możesz przywrócić oryginalną wersję, zapewniając minimalną utratę danych.
5. Regularnie Aktualizuj Oprogramowanie
Aktualizacje oprogramowania często zawierają poprawki błędów, które mogą powodować uszkodzenie plików. Utrzymanie aktualności Twojego oprogramowania i narzędzi repozytorium zminimalizuje ryzyko tworzenia nieczytelnych treści.
6. Dbaj o regularne szkolenia swoich pracowników
Upewnij się, że każdy, kto wprowadza pliki do obiegu firmowego, rozumie standardy i procedury. Sesje szkoleniowe mogą pomóc w uświadomieniu znaczenia przestrzegania ustalonych wytycznych.
7. Zastosuj OCR
Dla zeskanowanych dokumentów, które nie są przeszukiwalne tekstowo lub czytelne, użycie OCR może być zmianą gry. Narzędzia OCR mogą konwertować tekst umieszczony na obrazach na tekst zakodowany maszynowo, czyniąc je czytelnymi i przeszukiwalnymi.
8.Planuj Długoterminową Cyfrową Konserwację
Wraz z ewolucją technologii, ryzyko stania się nieczytelnymi starych cyfrowych formatów wzrasta. Rozważ przyjęcie strategii długoterminowej cyfrowej konserwacji, aby zapewnić długowieczność i czytelność Twoich treści.
9. Lepiej Zapobiegać
Najłatwiejszym sposobem, aby uniknąć wprowadzenia wadliwego pliku do dokumentacji firmy, jest użycie DocsQuality. Narzędzie wskaże na etapie importu pliku, że jest nieczytelny i wskaże jego wady. Działanie prewencyjne zaoszczędzi czas potrzebny na naprawę konsekwencji zaakceptowania wadliwego pliku.
Nieczytelna treść w cyfrowym repozytorium dokumentów może podważyć jego wartość. Przyjmując proaktywne środki i zachowując czujność w utrzymaniu przejrzystości Twoje bazy, możesz mieć pewność, że Twoje dane pozostaną dostępne, zorganizowane i użyteczne na lata.
