Dokumentacja firmowa musi być dobrze zorganizowana i łatwo dostępna dla pracowników. To od niej zależy wiele procesów i szybkość realizacji zadań. W optymalizacji zagadnień, związanych z zarządzaniem i przetwarzaniem danych pomoże system DMS. Jak wybrać najlepszy i na co zwrócić uwagę?

System Zarządzania Dokumentami (DMS) to narzędzie, które umożliwia przechowywanie, śledzenie i zarządzanie dokumentami elektronicznymi. Pomaga także w organizacji, wyszukiwaniu i kontrolowaniu dostępu do dokumentów. Jego wdrożenie, pozwala zorganizować szereg procesów, związanych z przyjmowaniem, opisywaniem i wydawaniem dokumentów.

Efektywność

System DMS automatyzuje procesy, a tym samym pozwala lepiej zarządzać czasem. Zamiast ręcznie przeszukiwać stosy papierów, pracownicy mogą szybko znaleźć potrzebne dokumenty za pomocą kilku kliknięć. To znacząco przyspiesza codzienną pracę i pozwala przeznaczyć zaoszczędzony czas na realizację ważniejszych zadań.

Bezpieczeństwo

Dokumenty przechowywane w DMS są lepiej chronione przed nieautoryzowanym dostępem i utratą. Systemy te oferują zaawansowane funkcje zabezpieczeń, takie jak szyfrowanie danych i kontrola dostępu, co minimalizuje ryzyko naruszenia zasad bezpieczeństwa.

Zgodność

System pozwala na zarządzanie repozytorium, zgodnie z wymaganiami prawnymi. Dzięki funkcjom takim jak śledzenie wersji dokumentów i audyty, firmy mogą łatwo udowodnić zgodność z obowiązującymi przepisami, co jest kluczowe w wielu branżach.

Których funkcji szukać w systemie DMS?

Przystępując do szukania właściwego programu DMS musimy określić funkcje, które są potrzebne do prawidłowego zarządzania dokumentacją w danej firmie. Warto spisać aktualne obszary i działania, w których pomóc ma nowo wdrażany system.

Przechowywanie i organizacja dokumentów

System powinien umożliwiać łatwe katalogowanie i archiwizację dokumentów, co pozwoli na szybki dostęp do potrzebnych informacji. Kategoryzacja odbywa się za pomocą metadanych, takich jak tytuł, autor, data utworzenia i typ dokumentu. Dokumenty są organizowane w strukturze folderów i katalogów oraz mogą być tagowane i przypisywane do kategorii. Kategoryzacja obejmuje także typy dokumentów, indeksy, numery referencyjne oraz dostępność dla różnych użytkowników. Dokumenty są również klasyfikowane według ich roli w procesach biznesowych oraz lokalizacji. System powinien oferować zaawansowane funkcje wyszukiwania, które umożliwią szybkie znalezienie dokumentów na podstawie różnych kryteriów, takich jak słowa kluczowe, data, autor czy typ dokumentu.

Zarządzanie wersjami i dostępem

Kontrola nad tym, kto ma dostęp do dokumentów i do jakich wersji, jest niezwykle ważna. DMS powinien umożliwiać śledzenie zmian w dokumentach oraz zarządzanie dostępem użytkowników, co zapewnia bezpieczeństwo i integralność danych.

Integracja

Łączenie z innymi systemami, takimi jak ERP czy CRM, jest niezbędne, aby zapewnić spójność danych w całej firmie. DMS powinien być kompatybilny z używanymi przez firmę narzędziami, co ułatwi wdrożenie i codzienne użytkowanie.

Rozpoznawania tekstu

Wiele nowoczesnych systemów zarządzania dokumentami zawiera funkcje OCR (Optical Character Recognition), czyli rozpoznawania tekstu. OCR pozwala na przekształcanie zeskanowanych dokumentów, obrazów oraz plików PDF zawierających obraz tekstu w edytowalny i przeszukiwalny tekst.

Kroki do Wyboru Najlepszego DMS

Po pierwsze zidentyfikuj, jakie funkcje są kluczowe dla Twojej firmy. Sporządź listę wymagań i priorytetów, które powinien spełniać system. Następnie sprawdź dostępne opcje. Przeprowadź badanie rynku, aby znaleźć systemy, które spełniają Twoje wymagania. Skonsultuj się z dostawcami i zapytaj o rekomendacje. Przed podjęciem decyzji sprawdź możliwość przeprowadzenia testów lub próbnej demonstracji. Nie zapomnij przygotować zestawienia proponowanych funkcji w ramach Twojego budżetu. Zapytaj przedstawiciela o wdrożenie, szkolenia i wsparcie techniczne w czasie korzystania z programu. Na tej podstawie podejmiesz przemyślają decyzję.

Monitoruj jakość dokumentacji

Nawet najlepszy system DMS będzie bezużyteczny, jeśli dokumenty firmowe będą niskiej jakości. Nieczytelne faktury, odręcznie wypełniane zamówienia czy niewyraźne zdjęcia dokumentów, mogą skutecznie utrudnić pracę, zwłaszcza jeśli pracownicy korzystają z funkcji OCR.

Wdrażając nowe oprogramowanie w firmie, warto postawić na jeszcze jedno narzędzie. DocsQuality pozwoli monitorować jakość dokumentacji wdrażanej do obiegu firmowego. Program poinformuje o problemach takich jak: rozmycie, nieczytelny tekst odręczny i zły kształt.

Dodatkowo sprawdzi czy na dokumencie obecny jest podpis elektroniczny. Jeśli ciekawi Cię działanie DocsQuality, umów się na krótką prezentację, podczas której opowiemy Ci o tym jak korzystać z tego programu oraz jak wygląda jego wdrożenie.