Prowadząc biznes należy zwrócić szczególną uwagę na bezpieczeństwo nasze i naszych kontrahentów.  Nie brakuje oszustów, którzy podszywając się pod znane marki, klientów, dostawców w czy instytucje, próbują wyłudzać dane lub cenne informacje od pracowników. Często pierwszym etapem takich oszustw jest manipulacja dokumentami przesyłanymi do firm np. drogą mailową. W tym kontekście ważne jest kontrolowanie przychodzącej dokumentacji. Jeśli jednak nie chcemy generować dodatkowych kosztów, warto postawić na optymalizację procesów weryfikacji plików. Jeśli zarządzasz przedsiębiorstwem, jego finansami i szukasz optymalnych rozwiązań, które pozwolą Ci zaoszczędzić czas Twój i pracowników oraz ograniczyć koszty administrowania dokumentami,  ten artykuł jest właśnie dla Ciebie.

Dowiedz się jak zmniejszyć nawet 5-krotnie wydatki związane z kontrolą jakości dokumentacji  w Twojej organizacji

W natłoku pracy i obowiązków można przeoczyć fragment tekstu czy element w tabeli wyliczeń, który powinien nas zaalarmować i podważyć wiarygodność analizowanego pliku. Mowa tu o małej, nieczytelnej czcionce, odręcznych, nieczytelnych komentarzach, czy niewyraźnych fragmentach. Przeglądając wiele podobnych plików, pracownik może popaść w rutynę. Przy przetwarzaniu setek dokumentów dziennie, łatwo o pomyłkę i przyjęcie do obiegu niezasadnego lub nieczytelnego pliku.

Wyniki badań przeprowadzonych przez grupę badawczą w składzie: Jan Alexander Häusser Stefan Schulz-Hardt, Thomas Schultze, Anne Tomaschek i Andreas Mojzisch jasno pokazują, że wykonywanie rutynowych i powtarzalnych czynności, negatywnie oddziałuje na pracowników, a to może wpłynąć na zwiększenie rotacji, a tym samym generować koszty związane z rekrutacją oraz onboardingiem nowych specjalistów.

„Podsumowując, wyniki dwóch eksperymentów dostarczają spójnych dowodów na negatywny wpływ powtarzalności zadań na obciążenie psychiczne oraz pozytywny wpływ na wydajność pracy. Ten wzorzec wyników jasno kwestionuje powszechne przekonanie, że powtarzalność w środowisku pracy powinna być unikana. Raczej, w procesach przeprojektowania pracy ważne jest znalezienie odpowiedniego stopnia powtarzalności zadań – na korzyść zarówno pracowników, jak i organizacji.”

Źródło:https://www.researchgate.net/publication/260412582_Experimental_evidence_for_the_effects_of_task_repetitiveness_on_mental_strain_and_objective_work_performance

Ile kosztuje weryfikacja dokumentów?

Aby wyliczyć koszt jaki ponosi przedsiębiorca w związku z samym procesem wstępnej analizy, możemy jako bazę przyjąć uśredniony koszt zatrudnienia pełnoetatowego pracownika, wynoszący równowartość 2000 EURO. Oczywiście, wysokość ta w praktyce będzie zależna od wielu czynników, takich jak branża, lokalizacja, dlatego może się różnić w zależności od konkretnego przypadku. Zakładając, że sprawdzenie 1 dokumentu (otwarcie i pobieżne przejrzenie) zajmuje 5 sekund, to w teoretycznym czasie pracy (nie licząc przerw, zmęczenia, urlopów, przerw chorobowych) w ciągu miesiąca ten jeden pracownik będzie w stanie sprawdzić ok. 120 tys. dokumentów.  Zatem jednostkowy koszt sprawdzenia 1 strony wynosi w przybliżeniu 1,5 eurocenta.

Na pierwszy rzut oka kwota ta może nie wydawać się wysoka, ale spójrzmy na ten problem szerzej. Proces, w którym pracownik zajmuje się tylko sprawdzaniem jakości dokumentacji może być w prosty sposób zautomatyzowany, a dana osoba może zająć się realizacją innych, ważniejszych dla przedsiębiorstwa zadań. Praca manualna wiążę się także z dużym ryzykiem błędów i przeoczeniem ważnych informacji.

Jeśli plik o złej jakości zostanie szybko zauważony, pozwoli to zaoszczędzić wiele czasu, a tym samym uniknąć niepotrzebnych kosztów.  Dla przykładu korekta faktury w kolejnym miesiącu rozliczeniowym, będzie wymagała zaangażowania księgowej i managera odpowiedzialnego za dany obszar. Czas ich pracy, poświęcony na wymianę maili, rozmowy telefoniczne i wyjaśnienie przyczyny pomyłki, mogą kosztować przedsiębiorstwo o wiele więcej niż rzetelne sprawdzenie dokumentu na samym początku. Konieczność wprowadzania korekt dokumentów, może zaburzyć przejrzystość dobrze ustrukturyzowanego repozytorium. Problem ten szczególnie może występować przy weryfikacji certyfikatów, polis, ubezpieczeń, potwierdzeń czy umów.

Jak zapobiec rutynie i uniknąć błędów, a tym samym wprowadzić oszczędności?

Przeciętne przedsiębiorstwo zatrudniające przynajmniej kilku pracowników, często w ciągu danego miesiąca otrzymuje i sprawdza nie mniej niż 3000 różnych dokumentów. W takim przypadku, łączny koszt samej wstępnej weryfikacji, wynikający z poświęconego na ten cel czasu to 48 euro. To w skali roku daje nam 576 EURO. Teraz wracamy do tytułowego pytania. Jak obniżyć wydatki na weryfikację dokumentacji nawet 5 krotnie? Pomoże w tym DocsQuality. Koszt pakietu „Starter,” który pozwala na automatyczną weryfikację jakości dokumentacji to 9,99 EURO miesięcznie, czyli tylko 120 EURO rocznie. To prawie 5-krotnie mniej niż koszt pracownika, który chwilę wcześniej oszacowaliśmy na 576 EURO.

Wdrożenie w firmie  DocsQuality do weryfikacji jakości dokumentów nie tylko prowadzi do 5-krotnej redukcji kosztów wstępnego sprawdzania dokumentów, ale także w pełni automatyzuje i standaryzuje proces weryfikacji jakości dokumentacji w całej organizacji. Ogranicza liczbę błędów oraz przyspiesza prace, związane z przetwarzaniem plików. Firmom korzystającym z rozwiązań OCR, zapewnia wysoki poziom pozyskanych danych. Program szybko wykryje nieprawidłowości takie jak odręczny, nieczytelny test, zdjęcie dokumentu o słabej jakości, rozmycie czy złe oświetlenie.

Odwiedzając zakładkę https://docsquality.com/pl/cennik/ poznasz plany i możliwości, związane z wykorzystaniem DocsQuality. Umów się na prezentację lub zacznij korzystać już dziś. Poznaj jego wszystkie zalety w czasie 30-dniowego, darmowego okresu próbnego.