Niemal każdy tydzień niesie ze sobą premiery nowych narzędzi i funkcjonalności opartych na sztucznej inteligencji. Wkracza ona do wielu obszarów, z którymi do tej pory pracownicy musieli radzić sobie samodzielnie. Jedną z dzień, która mocno rozwinęła się dzięki AI jest zarządzanie dokumentami. Wiele procesów zostało przyspieszonych i zautomatyzowanych.

Automatyczna klasyfikacja i organizacja dokumentów

Jednym z najbardziej czasochłonnych aspektów zarządzania dokumentami jest ręczna klasyfikacja i organizacja dokumentów. Systemy DMS oparte na AI mogą automatycznie kategoryzować dokumenty na podstawie ich treści. Algorytmy uczenia maszynowego analizują tekst, rozpoznają wzorce i przypisują odpowiednie kategorie, tagi i metadane. Ta automatyzacja nie tylko oszczędza czas, ale także zmniejsza ryzyko błędów ludzkich, zapewniając dokładną organizację dokumentów do łatwego odnalezienia.

Jeśli DMS, z którego korzystasz nie ma tej funkcjonalności, możesz skorzystać z DocsQuality, który przeanalizuje oraz skategoryzuje Twój dokument. Dodatkowo zyskasz pewność, że analizowany plik jest czytelny.

Wyszukiwanie dokumentów

Metody wyszukiwania oparte na słowach kluczowych mogą być nieefektywne, często zwracając nieistotne wyniki. AI poprawia możliwości wyszukiwania dzięki przetwarzaniu języka naturalnego (NLP) i wyszukiwaniu semantycznemu. Te technologie rozumieją kontekst i intencje zapytań wyszukiwania, dostarczając dokładniejsze i bardziej relevantne wyniki. Użytkownicy mogą szybko znaleźć potrzebne dokumenty, nawet jeśli nie pamiętają dokładnych słów kluczowych.

Inteligentne wydobywanie danych

Wydobywanie danych z dokumentów, takich jak faktury, umowy i formularze, może być pracochłonne i podatne na błędy. Narzędzia do wydobywania danych napędzane dużymi modelami językowymi (LLM) mogą automatycznie identyfikować i wydobywać istotne informacje z różnych typów dokumentów. Technologia optycznego rozpoznawania znaków (OCR) w połączeniu z AI może czytać i przetwarzać tekst ze skanowanych dokumentów i obrazów, przekształcając je w edytowalne i przeszukiwalne formaty.

Automatyczne zarządzanie przepływem pracy

AI może znacznie usprawnić zarządzanie przepływem pracy poprzez automatyzację rutynowych zadań. Na przykład AI może wywoływać określone działania na podstawie treści dokumentu, takie jak przekazywanie umów do działu prawnego lub wysyłanie faktur do działu księgowości do zatwierdzenia. Ta automatyzacja zapewnia, że dokumenty przechodzą przez niezbędne procesy bez opóźnień, poprawiając ogólną wydajność.

Bezpieczeństwo danych

W obliczu wielu zagrożeń, dotyczących naruszeń bezpieczeństwa danych, AI może odegrać kluczową rolę w ochronie poufnych informacji. Algorytmy mogą wykrywać anomalie i potencjalne zagrożenia bezpieczeństwa, takie jak nieautoryzowany dostęp lub nietypowe działania związane z dokumentami. Dodatkowo AI może pomóc w zapewnieniu zgodności z przepisami branżowymi poprzez monitorowanie i egzekwowanie polityk dotyczących przetwarzania danych.

Analiza predykcyjna i wnioski

AI może analizować trendy i wzorce użytkowania dokumentów i generować wnioski, które mogą stanowić podstawę decyzji biznesowych. Analiza predykcyjna może identyfikować trendy w tworzeniu, modyfikacji i dostępie do dokumentów, pomagając firmom optymalizować praktyki zarządzania dokumentami. Wnioski generowane przez AI mogą również wskazywać obszary do poprawy, takie jak identyfikowanie wąskich gardeł w przepływie dokumentów lub wskazywanie dokumentów, które często powodują problemy zgodności.

Oszczędność kosztów i zwrot z inwestycji (ROI)

Dzięki automatyzacji rutynowych zadań, redukcji błędów i poprawie wydajności, rozwiązania do zarządzania dokumentami napędzane AI mogą wpłynąć na wydajność pracy, a tym samym pomóc ograniczyć koszty przetwarzania manualnego. Firmy mogą osiągnąć wyższy zwrot z inwestycji (ROI) dzięki zmniejszeniu kosztów operacyjnych i zwiększeniu produktywności .

Podsumowując. Jest wiele procesów w zarządzaniu dokumentacją i obiegu księgowym, które można zautomatyzować dzięki wykorzystaniu sztucznej inteligencji.  Jej wykorzystanie w systemach DMS pozwala lepiej wykorzystać czas, przeprowadzać analizy na podstawie konkretnych danych oraz dokładniej wykonywać zadania. Należy jednak pamiętać, że aby dokumenty były prawidłowo odczytywane, musimy zabrać o ich jakość i czytelność. Pomoże w tym DocsQuality.