W miarę rozwoju organizacji, zapewnienie dostępu do archiwalnych danych, wniosków i dokumentacji staje się nie tylko wygodą, ale także koniecznością. Utrzymanie kompleksowej bazy wiedzy lub archiwum jest istotnym działaniem. Ten wpis na blogu skupia się na najlepszych praktykach w zarządzaniu dokumentami i archiwizacji, podkreślając ważną rolę zachowania czytelności, aby mieć pewność, że dokumentacja pozostanie cennym zasobem na lata.

Dobrze zorganizowane i łatwo dostępne archiwum jest nie tylko bazą doświadczeń przedsiębiorstwa, ale i zmian w niej dokonanych. Umożliwia obecnym i przyszłym pracownikom podejmowanie świadomych decyzji na podstawie prawdziwych i wiarygodnych danych. Pierwszym krokiem w tworzeniu trwałej bazy wiedzy jest określenie wartości każdego, wygenerowanego pliku i traktowanie zarządzania dokumentami jako kluczowego procesu biznesowego, a nie tylko administracyjnego dodatku.

Tworzenie wartościowego archiwum

Na pewno chcesz mieć pewność, że twoja dokumentacja będzie odpowiednio skategoryzowana, łatwa do znalezienia i co najważniejsze czytelna. Kluczowe jest regularne dbanie o jej jakość od momentu przyjęcia pliku do cyklu księgowego. Oto kilka strategii, aby tworzyć dokumenty, które pozostają czytelne i aktualne przez lata:

Kategoryzacja – Wprowadź odpowiednią kategoryzację dokumentów. Upewnij się, że zostały skierowane do właściwego działu, a następnie dobrze opisane.

Indeks OCR – Jeśli używasz programów OCR do analizy dokumentów, upewnij się, że program poprawnie odczytał plik i wydobył z niego wartościowe i dokładne dane. Dąż do wysokiego indeksu OCR. Pisaliśmy o tym tutaj.

Standaryzacja formatów: Przyjęcie jednolitych formatów dokumentów, szablonów i struktur ułatwia użytkownikom znajdowanie i interpretowanie informacji.

Dostępność: Zapewnij dostępność dokumentów dla wszystkich potencjalnych użytkowników, w tym osób z niepełnosprawnościami, stosując najlepsze praktyki dostępności cyfrowej.

Metadane i tagowanie: Dołączaj obszerne metadane i używaj spójnego tagowania, aby dokumenty były łatwo wyszukiwalne.

Na co zwrócić uwagę przy kategoryzowaniu dokumentów

Nie istnieje jedna uniwersalna metoda klasyfikacji dokumentów, ponieważ każda firma jest inna i działa z dokumentami odpowiednimi dla swojej branży. Archiwum firmy musi być dostosowane do potrzeb pracowników, aby mogli szybko znaleźć właściwe dokumenty, nie zakłócając istniejącego porządku. Poniżej znajduje się kilka przykładów, jak można podzielić dokumentację firmową:

Dokumenty finansowe: Do tej kategorii należą faktury, paragony, wyciągi bankowe, raporty finansowe, budżety i dokumenty związane z podatkami.

Dokumenty prawne: Umowy, kontrakty, licencje, patenty, znaki towarowe i korespondencja prawna mieszczą się w tej kategorii.

Zasoby ludzkie: Ewidencja pracowników, dokumentacja płacowa, materiały szkoleniowe, oceny pracownicze i podręczniki polityki są tu kategoryzowane.

Operacje: Tutaj gromadzone są standardowe procedury operacyjne (SOP), dokumenty procesowe, zapisy kontroli jakości i dzienniki konserwacji.

Zarządzanie korporacyjne: Protokoły z posiedzeń zarządu, uchwały korporacyjne, komunikacja z akcjonariuszami i polityki zarządzania.

Zarządzanie projektami: Plany projektów, raporty z postępów, kontrakty projektowe i dokumenty zakończenia projektu.

Marketing i sprzedaż: Plany marketingowe, raporty sprzedaży, kontrakty z klientami, materiały promocyjne i komunikacja z klientami.

Obsługa klienta: Opinie klientów, zapisy obsługi, informacje o gwarancji i zgłoszenia wsparcia.

Badania i rozwój: Raporty z badań, dokumenty rozwoju produktu, wyniki testów i zapisy innowacji.

BHP: Podręczniki bezpieczeństwa i higieny pracy, raporty z incydentów, zapisy zdrowotne i dokumenty zgodności z przepisami dotyczącymi zdrowia i bezpieczeństwa.

IT i technologia: Licencje oprogramowania, dokumentacja systemowa, poradniki użytkownika i zgłoszenia wsparcia IT.

Pułapki pośpiechu

Sekretariaty, biura podawcze i rejestracje codziennie otrzymują dużą liczbę dokumentów, które muszą być przeczytane, odpowiednio skategoryzowane i przekierowane do odpowiedniego działu. Pracownicy dużych firm często nie mają czasu, aby dokładnie przejrzeć każdy dokument. W takich sytuacjach łatwo o błędy. Może zostać zaakceptowany nieczytelny plik, taki jak skan paragonu, który będzie trudny do rozliczenia ze względu na brak kluczowych danych, takich jak numer identyfikacji podatkowej NIP czy rodzaj wydatku. Jeszcze trudniejsza sytuacja do naprawienia powstaje, gdy nie ma możliwości właściwego rozliczenia czasu pracy pracownika, gdy jest on przydzielony do pracy w terenie według nieregularnego harmonogramu pracy. Korekta tych błędów może być bardzo czasochłonna i prowadzić do powstawania konfliktów.

Minimalizacja błędów

Aby zmniejszyć występowanie błędów, rozważ wdrożenie następujących praktyk:

Procesy recenzyjne: Zbuduj proces, który będzie miał na celu sprawdzanie dokumentów pod kątem dokładności, kompletności i czytelności przed ich ostatecznym zatwierdzeniem.

Przeprowadzaj regularne szkolenia: Edukuj pracowników na temat znaczenia zarządzania dokumentacją. Pamiętaj o regularnych szkoleniach z najlepszych praktyk.

Wsparcie technologii: Wykorzystaj systemy zarządzania dokumentami (DMS), które oferują funkcje takie jak szablony, automatyczne przepływy pracy i wgląd oparty na sztucznej inteligencji, aby poprawić jakość i spójność dokumentów. Możesz wspierać ich działanie, używając DocsQuality, które monitoruje jakość otrzymanej dokumentacji i informuje Cię o nieczytelnych plikach.

Efektywne zarządzanie dokumentacją i archiwizacja to nie tylko przechowywanie informacji, ale również pewność, że pozostaną one dostępne, czytelne i wartościowe z mimo upływu czasu. Poprzez priorytetowanie czytelności i przyjęcie najlepszych praktyk w tworzeniu i zarządzaniu dokumentami, organizacje mogą chronić swoją bazę danych, czyniąc ją trwałym zasobem, która będzie stanowiła fundament do podejmowania decyzji na podstawie danych historycznych. Pamiętaj, że dokumenty, które tworzysz dzisiaj, są spuścizną, którą zostawiasz na przyszłość. Spraw, by miały znaczenie.