Dokumentacja stanowi podstawę prawidłowego funkcjonowania większości organizacji. Ułatwia komunikację, zapewnia spójność działania, pomaga w utrzymaniu zgodności z przepisami prawa, a co najważniejsze, służy jako główne źródło informacji o finansach firmy. Kluczowe jest, aby dokumenty wprowadzane do obiegu były czytelne, a ich wiarygodność niepodważalna. W tym artykule opisane zostaną sposoby zapobiegania przyjmowaniu i przetwarzaniu nieczytelnych dokumentów.

Jak działa obieg dokumentów w firmie

Zrozumienie procesu przepływu dokumentacji oraz znaczenia kategoryzacji wszystkich plików jest niezbędne. Proces ten można postrzegać jako serię etapów, przez które dokument przechodzi od momentu jego utworzenia aż do ostatecznego wykorzystania lub archiwizacji. Obejmuje to tworzenie, przeglądanie, zatwierdzanie, dystrybucję, użytkowanie oraz utrzymanie dokumentów.

Po pierwsze, zidentyfikuj, które procesy, produkty lub usługi w Twojej firmie wymagają dokumentacji i określ, kto będzie jej głównym użytkownikiem. Następnie zdecyduj o odpowiednim formacie i platformie dla swojej dokumentacji, która może obejmować zarówno pliku drukowane, jak i elektroniczne. Zbiór powinien być regularnie przeglądany i aktualizowany, z jasno określonym harmonogramem tych działań. Wprowadź mechanizm informacji zwrotnej, aby ciągle doskonalić dokumentację. Na koniec, upewnij się, że wszyscy pracownicy wiedzą, gdzie znajdują się dokumenty opisujące proces, który ich interesuje. Na przykład, wytyczne do przygotowania list kontrolnych dla przewoźników powinny być łatwo dostępne i przyjazne dla użytkownika.

Opracuj jasne wytyczne dotyczące przyjmowania i przetwarzania dokumentów w firmie. Określ, które pliki mogą być akceptowane, a które wymagają poprawy, ponieważ mogą zakłócać proces przetwarzania informacji. Po wdrożeniu systemu przepływu dokumentacji, niezwykle ważne jest monitoring. Regularnie sprawdzaj, czy przyjęte przez firmę standardy są przestrzegane.

Wybierz odpowiednie oprogramowanie do zarządzania dokumentacją

Zorganizowana struktura: Tradycyjne metody dokumentacji, takie jak dokumenty Word czy arkusze kalkulacyjne, mogą być wystarczające dla mniejszych projektów, jednak śledzenie rozproszonych plików staje się uciążliwe w miarę wzrostu organizacji. Dedykowane oprogramowanie zapewnia scentralizowane miejsce dla wszystkich dokumentów, co ułatwia dostęp i organizację.

Kontrola wersji: Programy do zarządzania dokumentacją zwykle oferują wbudowaną kontrolę wersji, zapewniając dostęp zarówno do najnowszych, jak i poprzednich wersji.

Łatwa współpraca: Wprowadzenie pracy zdalnej i zespołów rozproszonych do organizacji sprawiło, że pojawiła się potrzeba stworzenia miejsca do pracy nad projektem dla wielu osób jednocześnie. Dedykowane narzędzia, często oferują funkcje współpracy w czasie rzeczywistym, co pozwala wielu członkom zespołu jednocześnie edytować i komentować dokumenty.

Bezpieczeństwo: Poufność i bezpieczeństwo są kluczowe, zwłaszcza dla dokumentów ważnych biznesowo. Dobrze jest wybrać specjalistyczne narzędzie, wyposażone w solidne funkcje bezpieczeństwa, od ochrony hasłem po szyfrowanie.

Monitorowanie jakości dokumentacji: Najlepiej zapobiegać problemom, dlatego zaleca się inwestycję w oprogramowanie takie jak DocsQuality, które sprawdza jakość dokumentów przed ich wdrożeniem do firmowej bazy danych. Program od razu pozwala na wykrycie plików nieczytelnych i słabej jakości.

Eliminacja nieczytelnych dokumentów z firmowego obiegu nie tylko pomaga w organizacji baz danych, ale także zapewnia ochronę dokładności, efektywności i integralności w procesach finansowych i biznesowych, które są fundamentem każdej organizacji. Istnieje wiele narzędzi, które mogą pomóc w utrzymaniu wysokiej jakości baz danych. Jednak dokument zawsze będzie punktem wyjścia. Musimy mieć pewność, że jest czytelny i odpowiedniej jakości. Lepiej jest zapobiegać akceptacji słabych plików, niż marnować czas na ich poprawianie.