Autoryzacja dostępu jest ważnym elementem zarządzania bezpieczeństwem i operacjami w dużych firmach. Kontrola jakości i czytelności otrzymywanych wniosków dostępowych, powinna przebiegać w sposób sprawny, a zarazem bardzo dokładny. Firma VEMCO, dostawca Secorun Portal Awizacja postanowiła usprawnić ten proces u swoich partnerów. W tym celu wybrała DocsQuality!

Secorun Portal Awizacja porządkuje procesy związane z dostępem podmiotów zewnętrznych do przedsiębiorstwa. Umożliwia zebranie i przesłanie niezbędnych pism jak certyfikaty, badania, zgody i zaświadczenia. W zależności od organizacji, do której dostęp próbujemy uzyskać, dokumentacja może sięgać nawet kilkudziesięciu stron. Są w niej m.in. wnioski, które należy czytelnie wypełnić i odesłać, aby uzyskać zgodę na wejście na teren danego przedsiębiorstwa.

Jak przebiega proces awizacji dokumentów?

Proces ten jest rozłożony na kilka etapów. Jako przykład weźmy dużą firmę produkcyjną. Dział BHP pilnuje by osoba wchodząca na teren zakładu miała odpowiednie przeszkolenie. Administracja sprawdza poprawność wniosku, złożonego przez przedstawiciela firmy serwisowej, a następnie dostarcza go do osoby decyzyjnej, która musi wyrazić zgodę na wydanie przepustki lub karty dostępu. Jak widać na tym przykładzie, jest to proces czasochłonny i angażujący wiele osób.

Jeśli kontrola wykazała, że dostarczone dokumenty są niewyraźne, nieczytelne lub wypełnione nieprawidłowo, taka informacja jest przekazywana do nadawcy, który od nowa musi przejść cały proces. Jest to sytuacja trudna, gdy liczy się czas i pozwolenie musi zostać wydane pilne, na przykład, gdy na teren zakładu muszą wejść mechanicy z zewnętrznej firmy, ponieważ awarii uległa ważna maszyna i każdy dzień przestoju generuje straty finansowe.

Usprawnienie procesu awizacji z DocsQuality

Rozwój technologii pozwala automatyzować wiele procesów, które do tej pory musiały być wykonywane manualnie. Pisaliśmy o tym szerzej tutaj: „Rozwiąż dwa problemy dzięki jednej zmianie. Wprowadź oszczędności i zadbaj o jakość dokumentacji”.

Korzyści wynikające z automatycznej weryfikacji jakości dokumentacji dostrzegła firma VEMCO, która od lat dostarcza swoim partnerom narzędzie służące do przygotowania i obsługi zadań związanych z pobytem na terenie przedsiębiorstwa. Dzięki integracji z DocsQuality, firmy korzystające z Secorun Portal Awizacja w dużym stopniu ograniczą liczbę napływających, nieczytelnych dokumentów. W momencie wypełniania wniosku, program oceni czy załączniki są czytelne i odpowiedniej jakości. Jeśli będą nieprawidłowe, możliwość złożenia wniosku nie będzie aktywna. Dodatkowo w oknie dialogowym pojawi się sugestia jak można poprawić jakość przesyłanych dokumentów.

Osoba wypełniająca wniosek będzie musiała zadbać o właściwą jakość pliku. Na tym etapie nie będą więc angażowane inne osoby, które wniosek musiałby przejrzeć, odrzucić i dodatkowo napisać informację zwrotną na temat problemu, który wystąpił.

Gdy dodany zostanie poprawny załącznik, nadawca także zostanie o tym poinformowany.

Dodanie do Secorun Portal Awizacja kontroli jakości dokumentacji, wykonywanej przez DocsQuality pozwoli zredukować liczbę błędów i opóźnień związanych z nieczytelną dokumentacją. W rezultacie, proces awizacji stanie się bardziej płynny.